この記事でわかること
- DM予約の受付をやめる際、お客様を逃さずに伝える方法
- 冷たい印象を与えない文面の作り方
- 移行のタイミングの決め方
「DM予約不可」と言われて、良い印象を持つ人は少ない
DM予約の受付をやめる際、ただ「DMでの予約は受け付けておりません」とだけ伝えると、お客様によっては「断られた」という印象を持ってしまうことがあります。この記事では、お客様を逃さずに予約ページへ案内するための伝え方を整理します。
伝え方の基本方針: 「断る」のではなく「案内する」
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無料で始めるDM予約をやめる際に大切なのは、「できません」という否定的な伝え方ではなく、「こちらの方法ならもっと便利です」という提案型の伝え方です。
避けたい伝え方の例
申し訳ございませんが、DMでのご予約は受け付けておりません。
おすすめの伝え方の例
いつもありがとうございます。現在、ご予約はこちらの予約ページからスマホで簡単にお取りいただけます。 [予約ページのリンク] 24時間いつでもご希望のお時間をご確認いただけますので、ぜひご利用ください。
同じ「DMでは予約できない」という内容でも、後者のほうがお客様にとってポジティブな提案として受け止められやすくなります。
移行を伝えるタイミングと準備
DM予約から予約ページへの移行を伝える前に、次の準備を整えておくことをおすすめします。
- 予約ページを実際に操作して問題がないか確認する: 案内する前に、自分自身でスマートフォンから最後まで予約を完結できるか確認しておきます
- よくある質問への回答を予約ページに用意しておく: メニューの説明やアクセス方法など、DMでよく聞かれる内容を予約ページ側にも記載しておくと、問い合わせ自体を減らせます
- 電話番号も併記しておく: ネット操作が難しいお客様のために、電話での問い合わせ先も残しておくと安心です
常連のお客様への個別対応
新規のお客様には投稿やプロフィールでの案内で十分ですが、来店頻度の高い常連のお客様には、より丁寧な個別対応をおすすめします。
- 来店時に直接、予約ページのQRコードを渡して使い方を説明する
- 次回来店後のDMで、「次回からはこちらからご予約いただけます」と案内する
- 最初の1〜2回は、DMでの問い合わせにも予約ページのリンクを添えて丁寧に対応する
常連のお客様ほど、長年の慣れ親しんだ方法（DM予約）からの変化に戸惑うことがあるため、急がず個別に伝えることが大切です。
完全にやめる必要はない
DM予約を完全に廃止するのではなく、「確定作業は予約ページ」「簡単な質問はDMでも対応」という併用も選択肢です。お客様がDMで質問してきた場合は、回答した上で「ご予約はこちらからお願いします」と予約ページへ案内すれば、問い合わせ窓口としてのDMは維持しつつ、確定作業の負担だけを減らせます。
告知のタイミングも工夫する
DM予約の終了を伝えるタイミングも、お客様への印象を左右します。繁忙期の真っ只中に急に案内すると、戸惑いが大きくなりやすいため、落ち着いた時期を選んで告知することをおすすめします。また、SNSの投稿でも「これからはこちらからご予約いただけます」と明るいトーンで案内すると、ネガティブな印象を与えにくくなります。
スタッフ全員が同じ説明をできるようにする
移行の案内中は、DMだけでなく来店時に口頭で質問されることもあります。スタッフによって説明内容が異なると、お客様が混乱してしまうため、事前に説明の要点（なぜ変わるのか、どう操作すればいいのか）をスタッフ間で共有しておくことをおすすめします。
まとめ: 「断る」ではなく「より便利な方法を提案する」
DM予約をやめる際は、お客様に「断られた」という印象を与えないよう、「より便利な方法のご案内」という伝え方を心がけることが重要です。常連のお客様には個別に丁寧に伝え、移行期間を設けることで、スムーズに予約ページへの移行を進められます。
インスタから予約を受ける仕組み全体についてはインスタから予約を受ける仕組みの作り方、DMでの返信例文は美容室のDM予約の返信例文、インスタDMの返信が遅れる問題についてはインスタDMの予約返信が遅れる問題、そもそも予約システムを導入すべきかの判断軸は予約システムのメリット・デメリットで整理しています。
移行後も問い合わせ窓口は残す
確定作業を予約ページに統一しても、お客様からの質問や相談ができる窓口は残しておくことをおすすめします。完全に窓口を閉じてしまうと、不安を感じたお客様が予約自体をやめてしまう可能性があります。
移行の進み具合を数字で確認する
移行を進める中で、実際にDMでの確定依頼がどれだけ減ったかを記録しておくと、取り組みの効果を把握できます。思うように減らない場合、案内の仕方や予約ページの使いやすさを見直す材料になります。
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