この記事でわかること
- インスタDMの返信が遅れる主な原因
- 営業時間外の自動応答の設定方法
- 返信の優先順位の決め方
「返信しなきゃ」と分かっていても遅れてしまう理由
Instagram DMでの予約対応は、施術中に手が離せない、複数のメッセージが同時に届く、日時や予算の調整など確認に時間がかかる内容が来るといった理由で、返信が遅れがちになります。この記事では、返信遅れの原因を整理し、具体的な対策を紹介します。
返信が遅れる主な原因
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無料で始める1. 施術中で対応できない
接客中はスマートフォンを確認する余裕がなく、気づいたときには複数のメッセージが溜まっていることがあります。
2. 複数のDMが同時に届く
人気の高い時間帯や、SNSでの投稿直後には、複数のお客様から同時に問い合わせが来ることがあり、1件ずつ丁寧に対応していると時間がかかります。
3. 確認に時間がかかる内容が含まれる
「この日は空いていますか」という単純な質問であれば即答できますが、「このデザインでこの長さの場合の料金と時間を教えてください」といった複雑な質問は、確認に時間がかかります。
返信遅れがお客様に与える影響
返信が遅れると、お客様が「この店は対応が遅い」と感じ、返信を待たずに他店へ問い合わせてしまうことがあります。特に新規のお客様にとっては、DMが店との初めての接点になることが多いため、その対応速度がそのまま店全体の印象につながりやすくなります。
営業時間外の自動応答を設定する
Instagramのビジネスアカウントは、Meta Business Suite（Instagram運営元Metaの管理ツール）の「Automations」から、営業時間外に自動でメッセージを送る「不在時メッセージ（Away Message）」を設定できます。これを活用することで、スタッフが対応できない時間帯でも、お客様を待たせすぎることを防げます。
自動応答の文面の例:
お問い合わせありがとうございます。現在営業時間外のため、お返事にお時間をいただく場合がございます。 ご予約はこちらの予約ページから24時間いつでもお取りいただけます。 [予約ページのリンク]
返信の優先順位を決めておく
全てのDMに同じ速さで対応しようとすると、かえって対応が後手に回ることがあります。次のような優先順位をスタッフ間で共有しておくと、効率的に対応できます。
- 予約に関する問い合わせ: 最優先で対応する
- 当日・直近の予約変更: 次に優先する
- 一般的な質問・感想: 時間のあるときにまとめて対応する
テンプレートと個別対応の使い分け
定型的な問い合わせ（空き状況の確認等）はテンプレート返信で素早く対応し、個別の事情がある問い合わせ（特別な配慮が必要な施術の相談等）は、時間をかけて丁寧に返信する、という使い分けが現実的です。美容室のDM予約の返信例文で、テンプレートの具体例を紹介しています。
複数スタッフでの対応分担
スタッフが複数人いる場合、DMの確認・返信を誰が担当するかを明確にしておくことも重要です。担当が曖昧だと、「誰かが返信するだろう」とお互いに思い込み、結果的に誰も返信していないという事態が起こり得ます。時間帯ごとに担当を決める、通知が来たら最初に気づいた人が対応するなど、店の運用に合わせてルールを決めておくことをおすすめします。
返信が遅れた場合のフォロー
どれだけ対策をしていても、返信が遅れてしまうことはあります。その場合、「お返事が遅くなり申し訳ございません」と一言添えることで、お客様の印象を和らげられます。謝罪を省略せず、丁寧に伝えることが信頼関係の維持につながります。
通知設定を見直す
返信遅れの一因として、そもそもDMが届いたことに気づいていないケースもあります。Instagramアプリのプッシュ通知が無効になっていないか、通知音が小さすぎないかなど、基本的な設定を見直すことも、返信遅れを減らす第一歩です。
まとめ: 自動応答とテンプレートで、返信遅れの影響を減らす
DMの返信遅れは、お客様の離脱につながるリスクがあります。営業時間外の自動応答、優先順位の設定、テンプレートの活用を組み合わせることで、スタッフの負担を増やさずに、返信遅れの影響を最小限に抑えられます。
インスタから予約を受ける仕組み全体についてはインスタから予約を受ける仕組みの作り方、DM予約自体をやめたい場合はDM予約を受け付けない店の伝え方、インスタで予約受付を始める前に決めることはインスタで予約受付を始める前に決めること、そもそも予約システムを導入すべきかの判断軸は予約システムのメリット・デメリットで整理しています。
営業時間外のDMをどう扱うか決めておく
営業時間外に届いたDMへの対応方針も、あらかじめ決めておくことをおすすめします。翌営業日にまとめて対応する、自動応答だけで一次対応を済ませるなど、店の体制に合った方針を決めておくと、スタッフの負担を無理に増やさずに済みます。
返信漏れを防ぐチェックの習慣
1日の営業終了時に、未返信のDMが残っていないかを確認する習慣をつけることをおすすめします。忙しい日ほど確認が後回しになりやすいため、終業時のルーティンに組み込んでおくと漏れを防ぎやすくなります。
Salon-Bookyの予約ページがあれば、空き状況の確認・予約の申込（店舗側で承認制を有効にしている場合は申込後に承認待ちとなり、原則はそのまま確定）はお客様自身が24時間いつでも行えるため、DMでの返信遅れ自体が問題になりにくくなります。無料のFreeプランから試してみてください。
出典: Instagramの「不在時メッセージ（Away Message）」がMeta Business SuiteのAutomationsから設定する機能であることは2026-10-03の検索で複数の解説記事から確認。Meta公式ヘルプの該当ページURLは今回確認できなかった