「整体院 顧客管理」で検索する方の入口で最も多い形が 整体院 顧客管理 excel です。つまり、すでにExcelで管理していて、そこから先をどうするかという段階の方が多いということです。
この記事は比較記事ではありません。Excelで管理している状態から、壊さずに移行するための手順を書きます。
そして移行の前に、整体院に固有の確認事項が1つあります。カルテに何を書いているかによって、そのデータの法的な扱いが変わるという点です。ここを飛ばすと、移行先の要件を決められません。
この記事でわかること
- 整体院のカルテがどういう場合に要配慮個人情報になるか（条文とガイドラインで確認した結果）
- 整体師は「医師等」に当たらないが、それでも要配慮個人情報を持ちうる理由
- Excelで管理していて困り始める4つのポイントと、その正体
- 移行の手順（移行前の棚卸し／データを壊さない段取り／件数の照合／旧ファイルの廃棄）
- 移行先に求める要件（機能一覧の比較ではなく、要件のチェックリスト）
- Excelを続ける場合に最低限やること
Excelで困り始める4つのポイント
先に、いま何に詰まっているかを整理します。このうち2つは移行しなくても解決します。
1. 「3か月来ていない人」を出せない
来店履歴が顧客ごとに横に並んでいる作りだと、抽出も集計もできません。
これは移行しなくても直せます。顧客マスタと来店履歴を2枚のシートに分け、顧客IDで紐づける形にすれば、MAXIFSとCOUNTIFで最終来店日と来店回数が出せます。後述します。
2. 予約と顧客が別の場所にある
予約は紙の台帳やアプリ、顧客情報はExcel。来院のたびに2箇所へ書くことになります。
これは移行の理由になります。忙しい日にどちらかが抜けるのは運用の問題ではなく構造の問題です。
3. 複数人が同時に編集して上書きされる
共有フォルダのファイルを2人が開くと、後から保存したほうが勝ちます。
スタッフを雇っているなら、これも移行の理由になります。
4. ファイルが増殖して原本が分からない
顧客管理.xlsx、顧客管理_最新.xlsx、顧客管理_20260701.xlsx が並ぶ状態。
これも移行しなくても直せます。保存場所を1つに決め、日付入りのコピーはバックアップ用フォルダに隔離すれば止まります。
2と3が移行の理由です。1と4は今日から直せます。以降は、2または3に当てはまる方が事故なく移行するための手順です。
移行の前に: そのカルテは要配慮個人情報を含むか
ここが整体院に固有の確認事項です。推測で書かないために、条文とガイドラインを確認しました。
「病歴」は法律の本文に直接書かれている
個人情報保護法第2条第3項は、要配慮個人情報を次のように定義しています。
この法律において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。
出典: e-Gov法令検索・個人情報の保護に関する法律（2026-08-06取得）
そして個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）2-3 は、この「病歴」を次のように説明しています。
（4）病歴 病気に罹患した経歴を意味するもので、特定の病歴を示した部分（例：特定の個人ががんに罹患している、統合失調症を患っている等）が該当する。
出典: 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（2026-08-06取得）
「病歴」に、誰が記録したかという条件はありません。
一方、政令が定める部分は「医師等」に限定されている
要配慮個人情報のうち政令で定める記述等は、施行令第2条で5つ列挙されています。健康に関わるのは次の3つです。
（1）身体障害、知的障害、精神障害（発達障害を含む。）その他の個人情報保護委員会規則で定める心身の機能の障害があること。 （2）本人に対して医師その他医療に関連する職務に従事する者（次号において「医師等」という。）により行われた疾病の予防及び早期発見のための健康診断その他の検査（同号において「健康診断等」という。）の結果 （3）健康診断等の結果に基づき、又は疾病、負傷その他の心身の変化を理由として、本人に対して医師等により心身の状態の改善のための指導又は診療若しくは調剤が行われたこと。
出典: e-Gov法令検索・個人情報の保護に関する法律施行令（2026-08-06取得）
（2）と（3）は「医師等」に限定されています。整体は資格が不要な医業類似行為で、施術者は医師でも柔道整復師でもありません（この区別は整体院の開業に資格が不要な理由で扱っています）。したがって、施術者自身が行った評価は（2）（3）には当たりません。
結論: 「何を書くか」で扱いが変わる
以上を整理すると、こうなります。
| カルテの記載 | 要配慮個人情報か | 根拠 |
|---|---|---|
| 「腰部の張りが強い」「可動域が狭い」など施術者の見立て | 当たらない（医師等による診断ではない） | 政令第2条第2号・第3号 |
| 「病院で椎間板ヘルニアと診断された」などお客様が申告した診断名 | 当たる（病歴） | 法第2条第3項 |
| 「糖尿病の薬を服用中」など疾患名を伴う服薬情報 | 当たりうる（病歴） | 同上 |
| 「〇〇整形外科に通院中」だけで疾患名がない | 病歴を推知させるにすぎない可能性 | ガイドライン通則編2-3 |
| 身体障害があること（手帳の所持、外見上明らかな場合を含む） | 当たる | 政令第2条第1号 |
| 施術日・メニュー・料金・連絡先 | 当たらない | ― |
ガイドライン通則編2-3 は「次に掲げる情報を推知させる情報にすぎないもの（例：宗教に関する書籍の購買や貸出しに係る情報等）は、要配慮個人情報には含まない」としています（出典: 同上、2026-08-06取得）。
つまり、問診票に「既往歴」「服薬中の薬」「医師からの診断名」の欄を作っている整体院は、要配慮個人情報を保有しています。逆に、施術者の所見だけを記録しているなら該当しません。
これは業種で決まるのではなく、記載項目で決まります。移行の前に、自院のカルテに何が書かれているかを実際に見てください。
要配慮個人情報を持つと変わる3点
| # | 変わること | 根拠 |
|---|---|---|
| 1 | 取得に原則として本人の同意が必要 | 法第20条第2項 |
| 2 | 漏えい時に人数の下限なく報告義務 | 施行規則第7条第1号 |
| 3 | オプトアウトによる第三者提供が認められない | ガイドライン通則編2-3 |
2が実務上いちばん重いところです。通常の個人データなら「本人の数が千人を超える」場合が報告対象ですが（施行規則第7条第4号）、要配慮個人情報を含む場合はこの人数要件が掛かりません（出典: e-Gov法令検索・個人情報の保護に関する法律施行規則、2026-08-06取得）。顧客が30名でも、そのファイルが漏れれば報告対象になりえます。
報告は事態を知った後速やかに（速報）、さらに30日以内に確報を出す必要があります（同規則第8条第2項）。手続きは個人情報保護委員会の漏えい等の対応とお役立ち資料（2026-08-06取得）にまとまっています。
同意欄の文面をどうするか
要配慮個人情報を取得している場合、問診票に同意欄が要ります（法第20条第2項）。難しい文面である必要はなく、何のために取得し、何をするかが分かれば足ります。
【個人情報の取扱いについて】 当院は、ご記入いただいた内容（お名前・ご連絡先・お身体の状態・既往歴・服薬状況を含みます）を、 施術の安全確認、施術記録の作成、次回ご来院のご案内、およびお問い合わせへの対応のために利用します。 ご本人からのご請求により、登録内容の開示・訂正・削除に応じます。
上記に同意します □ ご署名 ______________ 日付 ____年__月__日
「既往歴・服薬状況を含みます」と明示している点が要点です。要配慮個人情報を取得することを本人が認識できる形にしておきます。
法第32条は、事業者の氏名・名称と住所、保有個人データの利用目的、請求に応じる手続を「本人の知り得る状態」に置くことも求めています。院名・所在地・連絡先を、問診票かWebサイトのどちらかに記載してください。
Excelの限界を正確に把握する
「Excelは危ない」という漠然とした話ではなく、何がどう壊れるかを具体的に押さえます。
安全管理措置の観点
個人情報保護法第23条は「その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置」を求めています（出典: 前掲・個人情報の保護に関する法律、2026-08-06取得）。
Excelで運用する場合、この措置をすべて自分で用意することになります。
| 求められること | Excelでの実現方法 | 抜けやすい点 |
|---|---|---|
| 漏えいの防止 | ファイルにパスワードを設定 | 設定していないファイルが1つでもあると意味が薄れる |
| 滅失の防止 | 自分でバックアップを取る | PCの故障・ランサムウェアで全部消える |
| 毀損の防止 | 上書き事故を防ぐ | 同時編集で後勝ちになる |
| アクセス権の管理 | 共有設定を限定 | 退職者を外し忘れる（法第24条） |
「滅失の防止」は漏えいほど意識されません。しかし消えたときに残るものは何もありません。漏えいは気づいてから対応できますが、滅失はバックアップが無ければその時点で終わりです。
実際に壊れる5つのポイント
- 電話番号の先頭の0が消える — 書式が「標準」だと
09000000000が数値と解釈され9000000000になります。消えた番号は復元できません - 日付の形式が混在する —
2026-4-122026/4/124月12日が混ざると並べ替えも期間の計算もできません - 同時編集で上書きされる — 後から保存したほうが勝ちます
- コピーが増殖する — どれが原本か分からなくなります
- 予約台帳と二重入力になる — 忙しい日にどちらかが抜けます
Googleスプレッドシートの場合
共有設定を「リンクを知っている全員」にしていると、URLが漏れた時点で誰でも見られます。「特定のユーザー」に限定してください。要配慮個人情報を含む場合、ここは特に重要です。
移行の手順
順序を間違えると取り返しがつかないものがあります。上から順に実行してください。
ステップ0: カルテ項目を棚卸しする
移行作業より前です。前章の表を使って、自院のカルテに要配慮個人情報が含まれるかを判定します。
含まれる場合、移行先に求める要件が変わります（後述）。含まれない場合でも、移行を機に「本当に必要な項目か」を見直す価値があります。個人情報保護法第22条は「利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない」としています。
ステップ1: Excel側を整えてから移す
壊れた状態のまま移すと、壊れたまま移ります。移行前に次を直してください。
- 電話番号の列を「文字列」にして、実際の値を目視する — 先頭の0が落ちていないか。落ちている場合は元データを探すしかありません
- 日付の形式を統一する —
2026-04-12のように桁を揃えます - 1シート1テーブルにする — 顧客マスタ（1人1行）と来店履歴（1来店1行）を分け、顧客IDで紐づけます
- 結合セルを解除する — 見た目のために結合したセルは、書き出すと崩れます
- 空行・小計行・メモ行を削除する — データ行以外が混ざっていると取り込みで弾かれます
顧客マスタに持たせる列の例です。
| 列 | 備考 |
|---|---|
| 顧客ID | 手動採番。履歴と突き合わせる鍵 |
| 氏名／かな | |
| 電話番号 | 書式は文字列 |
| メールアドレス | |
| 初回来院日 | |
| 主訴 | 施術者の所見。要配慮個人情報には当たらない |
| 既往歴・診断名・服薬 | 要配慮個人情報を含みうる欄 |
| 同意取得日 | 要配慮個人情報を取得している場合の記録 |
ステップ2: 移行先の要件を決める
機能一覧を比べる前に、要件を確定させます。要配慮個人情報を含むかどうかで、必須要件が変わります。
| 要件 | 全員 | 要配慮個人情報を含む場合 |
|---|---|---|
| 予約と顧客が同じ場所にある | ✓ | ✓ |
| CSVでインポートできる | ✓ | ✓ |
| CSVでエクスポートできる | ✓ | ✓ |
| 自由記述欄がある（施術メモ） | ✓ | ✓ |
| スタッフごとにアカウントを分けられる | ✓ | 必須 |
| 事業者名・所在地・保管方法が明記されている | ✓ | 必須 |
| バックアップが事業者側で取られている | ✓ | ✓ |
エクスポートは必ず確認してください。入れられても出せないサービスを選ぶと、次に移りたくなったときに手入力になります。
「スタッフごとにアカウントを分けられるか」は、要配慮個人情報を扱うなら必須です。共有アカウントの使い回しでは、退職時にアクセスを止められません（法第24条 従業者の監督）。
外部サービスに預けることは個人データの取扱いの委託にあたり、法第25条により委託先の監督義務がかかります。一人院で現実的にできるのは、プライバシーポリシーと利用規約を読み、事業者名・所在地・保管方法の記載を確認するところまでです。記載が一切ないサービスは選ばないのが最低ラインです。
参考までに、Salon-BookyのCSVで扱える項目を挙げておきます。この粒度で足りるかを、自院のExcelの列と突き合わせてください。
- 顧客: 名前／ふりがな／電話番号／メールアドレス／来店回数／最終来店日／メモ／登録日
- 予約: 予約ID／開始日時／終了日時／メニュー／担当スタッフ／金額／ステータス／備考／作成日
既往歴・診断名のような専用の欄はなく、メモ欄に入れる形になります。項目を分けて管理したい場合は、その要件を満たすサービスを選んでください。料金は料金プランに掲載しています。
ステップ3: 文字コードを確認して書き出す
Excelから「CSVで保存」すると、環境によっては移行先が想定しない文字コードになり、氏名が文字化けします。移行先が求める形式を確認してから書き出してください（UTF-8を指定するサービスが一般的ですが、必ず移行先の案内で確認してください）。
ステップ4: 少数で試してから全件
- まず5件だけ取り込む
- 画面で表示を確認する（氏名の文字化け、電話番号の0、日付のずれ）
- 問題なければ全件を取り込む
- 件数を照合する — 元が312件なら移行先も312件か
4を確認せずに元データを消さないでください。
ステップ5: 同意と掲示を見直す
利用目的が変わらないなら、同意の取り直しは通常不要です。ただし次の2点は見直してください。
- Webサイト等に掲示している利用目的・請求手続の記載（法第32条）が、移行後の実態と合っているか
- 要配慮個人情報を取得している場合、問診票に同意欄があるか（法第20条第2項）
ステップ6: 作業用のコピーを廃棄する
移行が終わったら、デスクトップ・ダウンロードフォルダ・USBメモリに残った作業用CSVを削除します。
移行の瞬間がいちばん危険です。普段はファイル1つに収まっているデータが、複数のコピーとして外に出るためです。
- 個人所有のUSBメモリに入れて持ち歩かない
- メールに添付して自分宛てに送らない（受信箱に残り続けます）
- 移行完了後、作業用コピーをすべて削除する
元のExcelファイル自体は、移行先が安定するまで（1〜2か月）オフラインで保管してください。すぐ消すと、取り込み漏れに気づいたときに戻せません。
移行しないという選択
Excelを続けても構いません。その場合、最低限これだけは実施してください。
- ファイルにパスワードを設定する（法第23条）
- 保存場所を1箇所に決める — デスクトップに散らかさない
- バックアップを取る — 別の場所に。PCの故障で全部消えます（同条の「滅失」の防止）
- 共有設定を限定する — Googleスプレッドシートなら「特定のユーザー」だけに
- スタッフが辞めたら、その日のうちに共有から外す（法第24条）
- 1シート1テーブルにする — 抽出できる形にすれば、移行しなくても「3か月来ていない人」は出せます
スタッフが1名で、予約管理が別で完結していて、顧客数が数十名までなら、Excelで十分に回ります。
移行後にできるようになること
移行の目的は「Excelをやめること」ではなく、予約と顧客が繋がることで抽出ができるようになることです。整体院で意味があるのは次の3つです。
- 前回から◯週間経過した顧客 — 慢性症状のお客様は間隔が空くと痛みが戻りやすく、来院間隔の管理がそのまま施術効果に関わります
- 初回で来て2回目に来ていない顧客 — 初回だけで終わる理由は施術内容だけでなく、次回予約の取り方にもあります
- 回数券の残回数と有効期限 — 回数券を扱っている場合、残回数の把握は必須です（整体院の回数券が特定継続的役務提供の対象外である点は整体院の回数券運用で扱っています）
これらは表計算でもできますが、予約を別で管理していると突き合わせる元データが揃いません。次回予約を仕組みにする具体策は慢性症状のお客様の予約を仕組み化するにまとめています。
まとめ
- 整体院のカルテが要配慮個人情報になるかは、業種ではなく記載項目で決まる
- 施術者の見立ては該当しない（政令第2条第2号・第3号は「医師等」に限定）。お客様が申告した診断名を書けば「病歴」として該当する（法第2条第3項・ガイドライン通則編2-3）
- 該当する場合、取得に同意が必要・漏えい時は人数の下限なく報告対象・オプトアウト提供不可
- Excelの限界は漏えいより滅失。バックアップを自分で用意する必要がある
- 移行の理由になるのは「予約と顧客が別」「複数人での同時編集」。抽出できないこととファイルの増殖は移行しなくても直せる
- 移行はExcel側を整えてから。電話番号の0と日付形式を先に直す
- 移行先の必須要件はCSVで出せることと、要配慮個人情報を含むならスタッフごとのアカウント分離
- 元のExcelは移行先が安定するまでオフラインで保管する
料金と機能の範囲は料金プランに全項目を掲載しています。自院のExcelの列と突き合わせてご判断ください。