この記事でわかること
- 予約リマインドメールの例文
- 送るタイミングの考え方
- キャンセル連絡を促す一文の入れ方
「リマインドメールの例文」を探している方へ
リマインドメールをこれから導入しようとしている方、または既存の文面を見直したい方に向けて、具体的な例文と、送るタイミングの考え方を紹介します。
基本の例文
サロンの予約・顧客管理を無料で始める
無料で始める○○様
ご予約の確認をお送りいたします。
日時：○月○日（○）○時〜
メニュー：○○
担当：○○
当日お待ちしております。
ご都合が変わった場合は、お早めにご連絡ください。
（電話：○○○-○○○○-○○○○）
○○（店名）
最後の一文が重要です。 キャンセルの連絡を促す一文を入れることで、無断キャンセルではなく事前連絡での変更につながりやすくなります。
送るタイミングの考え方
| タイミング | 向く業態 |
|---|---|
| 前日の夜 | 翌日の予定を確認する習慣に乗りやすく、汎用的 |
| 当日の朝 | 当日の予定として認識してもらいやすい |
| 数時間前 | 直前の失念に効くが、準備が必要な施術には遅い場合がある |
無断キャンセルには悪意ではなく失念によるものも含まれるため、リマインドを送ること自体が抑制効果を持ちます。
キャンセルポリシーを含める場合
キャンセル料の期限が近づいているタイミングでもあるため、リマインドメールにキャンセルポリシーの要点を含めておくと、お客様が認識し直す機会になります。
○○様
ご予約の確認をお送りいたします。
日時：○月○日（○）○時〜
メニュー：○○
ご都合が変わった場合は、本日○時までにご連絡ください。
（それ以降のキャンセルは、所定のキャンセル料をご案内する場合があります）
○○（店名）
具体的な時刻を入れることをおすすめします。 「お早めに」だけでは、お客様にとって期限が分かりません。
リマインドでキャンセルが増える場合もある
リマインドをきっかけに、お客様が都合の悪さを思い出し、キャンセルの連絡が入ることがあります。これは一見マイナスに見えますが、無断キャンセルより事前連絡のほうが、枠を埋め直せる可能性が高くなります。 結果としては、リマインドを送るほうが望ましい結果につながりやすいと考えられます。
自動化について
毎回手動でメールを作成・送信するのは手間がかかり、継続が難しくなりがちです。予約管理システムの機能として、指定したタイミングで自動送信できるものを活用すると、運用の負担を抑えられます。
文面のトーンを店の雰囲気に合わせる
リマインドメールの文面は、店の雰囲気に合わせて調整することをおすすめします。カジュアルな雰囲気の店であれば、やや柔らかい言葉遣いにする、落ち着いた雰囲気の店であれば、丁寧で簡潔な文章にするといった工夫で、お客様に与える印象を整えられます。
送信後の反応も見ておく
リマインドメールを送った後、返信や問い合わせが増えるかどうかも確認しておくとよいでしょう。想定以上に質問が増える場合、メールに記載する情報が不足している可能性があります。
複数回送る場合の工夫
前日に加えて当日も送るなど複数回リマインドする場合、同じ文面を繰り返すとお客様にとって煩わしく感じられることがあります。前日は基本情報を、当日は簡潔な一言だけにするなど、メールごとに情報量を変える工夫も検討してみてください。
SMSでのリマインドという選択肢
メールの開封率が低いと感じる場合、SMSでのリマインド送信も検討の余地があります。短い文面で日時だけを伝える用途には向いています。一方で、送信には別途費用がかかるため、メールとSMSのどちらを使うかは、費用と開封状況を自店で記録しながら判断することをおすすめします。
返信してもらいやすい一文を入れる
リマインドメールに「ご都合が変わった場合はご連絡ください」という一文を入れるだけでなく、返信先の電話番号やメールアドレスを明記しておくことで、お客様が連絡しやすくなります。連絡先が分かりにくいと、変更したいのに連絡できずそのまま無断キャンセルになってしまうことがあります。
まとめ: 要点を簡潔に、連絡先を明記する
リマインドメールは、日時・メニュー・キャンセルの連絡先を簡潔にまとめ、業態に合ったタイミングで送ることをおすすめします。キャンセルポリシーの期限を含めることで、無断キャンセルを事前連絡に変える効果も期待できます。
キャンセル料請求の法的な枠組みについてはサロンの無断キャンセルにキャンセル料は請求できるか、無断キャンセルのお客様への連絡については無断キャンセルのお客様への連絡、キャンセルポリシーとキャンセル料の決め方についてはサロンのキャンセルポリシーとキャンセル料の決め方、予約管理システム選びの基準については予約システムのメリット・デメリットで整理しています。
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